3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNGCác quy trình về nhân sự- Quy trình tuyển dụng
- Quy trình KL- Quy trình tiền lương- Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển- Quy trình đánh giá nhân sự=> Chúng ta tập trung nghiên cứu về quy trình tiền lươngNội dung nghiên cứu- Khái niệm về tiền lương- Cơ sở hưởng lương - Nguyên tắc quyết định mức lương- Chức năng cơ bản của quy trình- Mục tiêu của quy trình- Rủi ro trong quy trình- Cơ chế kiểm soát trong quy trình- Quy trình & chứng từ- Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát trong “quy trình tiền lương”Khái niệm về tiền lương- Tiền lương có thể là : thu nhập của người lao động- Tiền lương có thể là : chi phí của người sử dụng lao động- Tiền lương là giá cả hàng hoá sức lao động- Khi chúng ta nghiên cứu quy trình nghiệp vụ này, tiền lương sẽ được hiểu như sau :“Là các khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên của công ty được hưởng từ công ty”Tiền lương có thể bao gồm :- Lương căn bản và- Thu nhập thường xuyên khác, chẳng hạn :+ Hoa hồng doanh số+ Tiền làm thêm giờ+ Tiền tăng ca sản xuất …Quan điểm về tiền lương- Vấn đề “người bóc lột người”- Vấn đề “làm giàu cho chủ”- Vấn đề “ tầm nhìn” và “sứ mệnh” của công ty - Win – win Basis => win1 – win2 – win3…Cơ sở hưởng lương- Lương theo thời gian (lương tháng): (Nhân viên văn phòng)- Lương theo sản phẩm: (Nhân viên sản xuất)- Lương theo doanh số: (Nhân viên bán hàng)- Lương theo công nợ: (NV sản xuất hoặc lao động thời vụ)…Nguyên tắc quyết định mức lương1. Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên. Mức đóng góp này được xác định dựa vào sự đánh giá :- Khả năng có thể đóng góp (NV mới)hay- Thực tế đóng góp (nhân viên củ) đối với công ty(Năng lực chỉ là một trong những yếu tố để đánh giá mức đóng góp của nhân viên chứ không phải là căn cứ duy nhất) 2. Căn cứ vào thị trường lao động hiện tại- Những công ty cùng ngành nghề, cùng lĩnh vực ;- Những công ty cùng là tư nhân, hay cùng là nhà nước, hay cùng là nước ngoài, cùng là công ty của châu Âu, cùng là công ty của Mỹ…- Những công ty cùng là địa bàn hoạt động- Những công cùng hoàn cảnh (thâm niên trong ngành, giống nhau về văn hoá quản lý,…….=> Sự công bằng giữa công ty mình với công ty khác 3. Căn cứ vào tình hình kinh doanh & khả năng tài chính của công ty- Tình hình kinh doanh tốt & khả năng tài chính tốt (đang ăn nên làm ra) => Lương cao hơn so với thị trường lao động (Công ty giàu lên thì NV cũng được giàu lên)- Tình hình kinh doanh & khả năng tài chính không tốt (đang chựng lại hay đi xuống) => Lương thấp hơn so với thị trường lao động (Nhân viên chia sẽ với công ty lúc khó khăn)=> Sự công bằng giữa chủ sở hữu và nhân viên 4. Căn cứ vào sự công bằng- Giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty+ Phải xây dựng được ngân sách lương (Tổng quỹ lương) trong tổng ngân sách của công ty+ Phải xây dựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty+ Phải xây dựng được thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn công ty+ Phải xây dựng được khung lương cho từng vị trí/chức danh trong công ty+ Đối với rất nhiều nhân viên :“Không sợ ít chỉ sợ không công bằng”+ Vấn đề bảo mật mức lương nhân viên+ Vấn đề “Công bằng trong phân công phân nhiệm và vấn đề công bằng về mức lương”Gia Các Khổng Minh bàn về: “Người làm tướng trong thiên hạ”(Cty có thể được xem như là thiên hạ thu nhỏ)5. Căn cứ vào “giá trị vật chất” mà công ty trao cho nhân viên & “giá trị tinh thần” mà nhân viên nhận được từ công ty (chứ công ty không trao)Giá trị tinh thần khác với giá trị vật chấtGiá trị tinh thần có thể là :- Môi trường làm việc tốt (đồng nghiệp, tiện nghi…)- Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp- Cơ hội thăng tiến- Sự ổn định công việc về lâu dài- Danh tiếng công ty- Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần…6. Căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn …Ví dụ :- Quy định về mức lương tối thiểu- Quy định vế xác định quỹ lương theo doanh số …=> Thực chất đây cũng là một sự đảm bảo về công bằng xã hội về thu nhập theo quan điểm nhà nướcCác chức năng cơ bản - Xác định mức lương- Chấm công- Tính lương- Trả lương- Ghi nhận & báo cáoMục tiêu của quy trình - Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này.- Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.+ Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời+ Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của công ty.+ Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công.- Tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.- Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng và dể hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.Quy trình & chứng từ- Bảng theo dõi lao động- Bảng chấm công- Bảng lương- Phiếu lương từng người (Payroll Slip)- Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàngRủi ro của quy trình Ba nhóm rủi ro trong quy trình này :- Rủi ro về xác định mức lương- Rủi ro về tính lương- Rủi ro về chi trả lương- Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương- Trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất.- Nhóm rủi ro về tính lương :+ Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự : + rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời+ Rủi ro tính lương: Tính không đủ; Tính không đúng; Tính không kịp thời- Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :+ Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương+ Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận,…+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương…)Cơ chế kiểm soát rủi ro - Phê duyệt- Sử dụng mục tiêu- Bất kiêm nhiệm- Bảo vệ tài sản- Đối chiếu- Báo cáo bất thường- Kiểm tra & theo dõi- Định dạng trướcMột số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng- Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thựcKS:+ Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phê duyệt đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này+ Người chấm công # Người tính lương và Người tính lương # Người chi trả lương+ Phê duyệt các thay đổi bảng lương+ Thẻ bấm giờ…- Tính lương sai, không đúng với chính sách của công tyKS:+ Chính sách lương rỏ ràng+ Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự+ Phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương+ Phê duyệt bảng lương- Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viênKS:+ Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân+ Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân- Chi lương không đúng theo bảng lươngKS:+ Phê duyệt trước khi chi lương+ Phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương+ Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng- Ghi chép/báo cáo chính xác đầy đủ chi phí lươngKS:+ Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép+ Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạchCác cơ chế kiểm soát mang tính phát hiện rủi ro - Các báo cáo về các biến động bất thường : tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên các bộ phận.- Phân tích tỷ suất biến động nhân viên- So sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch- Phân tích biến động tiền lương bình quânQuy trình & chứng từ - Phiếu đề nghị- Bản giải trình- Phiếu chi- Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho- Hoá đơn (nhận từ người bán)Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng - Không đáp ứng nhu cầu chi trả khi đến hạn/sử dụng kém hiệu quả số dư tiềnKS:+ Kế hoạch tiền mặt cân đối các khoản thu chi+ Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ+ Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai- Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiềnKS:+ Phân nhiệm : kế toán – thủ quỹ – duyệt chi+ Đối chiếu số dư tiền trên sổ sáh với số phụ ngân hàng+ Đối chiếu sổ kế toán với sổ quỹCác cơ chế phát hiện rủi ro - Các báo cáo về các biến động bất thường :+ Các khoản chi số tiền lớn+ Các khoản chi có nội dung bất thường+ Thâm hụt ngân quỹ- Phân tích biến động lãi tiền gửi- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặtCơ chế phê duyệt: Phân cấp & uỷ quyền duyệt chiMột số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng- Rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền mặtKS:+ Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt+ Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng)+ Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép+ Kiểm quỹ định kỳ/bất thường+ Phê duyệt các khoản chi tiền mặt- Chi tiền không đúng mục đíchKS:+ Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng+ Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt+ Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từRủi ro của quy trình- Chi không đúng+ Chi không đúng nhu cầu, không cần chi cũng chi (lãng phí)+ Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì không nhiều (mất cắp, biển thủ,…)+ Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của công ty bị lạm dụng- Chi không đủ (không đủ tiền để chi trong khi nhu cầu chi rất bức thiết)- Chi không kịp thời- Người thực hiện chi báo cáo láo, ngụy tạo chứng từ- Việc ghi nhận và báo cáo của kế toán về tình hình chi tiêu không đạt mục tiêu đề raCơ chế kiểm soát- Phê duyệt- Sử dụng mục tiêu- Bất kiêm nhiệm- Bảo vệ tài sản- Đối chiếu- Báo cáo bất thường- Kiểm tra & theo dõi- Định dạng trướcChức năng của quy trình- Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán)- Đề nghị chi tiêu (các BP trong công ty)- Quyết định chi tiêu (Người có thẩm quyền)- Thực hiện việc chi tiêu (Theo phân công, như BP hành chính, BP khác)- Báo cáo việc thực hiện chi tiêu (Người thực hiện chi tiêu)- Ghi nhận (BP kế toán)Mục tiêu của quy trình - Chi đúng : hạn chế mất mát, lãng phí và lạm dụng tiền bạc của công ty- Chi đủ, chi kịp thời : Bảo đảm nhu cầu tiền cho các khoản chi- Bảo đảm hiệu quả sinh lời số dư tiền mặt- Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dể hiểu.Các khoản chi tiêu - Chi mua công cụ dụng cụ- Chi tiếp khách- Chi quảng cáo và tiếp thị- Chi công tác phí- Chi văn phòng phẩm- Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm toán, hải quan, nhà hàng,…)- Chi thăm viếng, quà cáp- Chi từ thiện- Chi tiêu khácCông cụ dụng cụ là gì?- Là tài sản của công ty- Là tư liệu lao động- Không phải là tài sản cố định- Không phải là đối tương lao độngCác loại chi của công ty- Chi mua tài sản cố định (chi đầu tư)- Chi mua vật tư (nguyên vật liệu)- Chi tiền lương, tiền công cho NLĐ- Chi thuế cho nhà nước- Chi lãi cho chủ nợ- Chi tiêu (những khoản chi khác 5 khoản chi nói trên)
0
nhận xét
Kiểm soát nội bộ DN (4.2)
Nhãn: Management skill
2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG
Nội dung nghiên cứu quy trình - Chức năng của quy trình- Mục tiêu của quy trình- Rủi ro của quy trình- Cơ chế kiểm soát áp dụng- Một số rủi ro và cơ chế kiểm soát tương ứng - Quy trình nghiệp vụ & hệ thống chứng từ- Quy chế hoá các nội dung của quy trình qua “Quy chế nghiệp vụ mua hàng”Các chức năng cơ bản- Mua hàng- Trả tiền hàng- Ghi nhận & báo cáoMục tiêu của quy trình- Mua hàng :=> Mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng- Trả tiền :=> Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự phải trả cho người cung cấp- Ghi nhận & báo cáo (N – X – T v.tư & công nợ)=> đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng theo yêu cầu báo cáo cho các đối tượngMục tiêu chức năng mua hàng- Mua đúng : đúng theo sự phê duyệt về :+ Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩm chất của hàng và sự mô tả hàng)+ Đúng nhà cung cấp+ Đúng giá (càng thấp thì càng tốt và cao nhất là giá nào đó)- Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt- Mua kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấpMục tiêu chức năng trả tiền :- Trả đúng :+ Đúng nhà cung cấp+ Đúng hàng đã mua+ Đúng giá đã thõa thuận- Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp- Trả kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấpMục tiêu chức năng ghi nhận & báo cáo :- Phải ghi nhận & báo cáo được :+ Chi tiết tình hình N – X – T của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào.+ Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của NCC…Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng.Rủi ro của quy trình- Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu- Mua không đúng hàng- Mua không đúng nhà cung cấp- Mua giá cao- Mua không đủ số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua)- Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất- Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền trả- Trả tiền nhầm NCC- Trả nhầm lô hàng mua- Trả tiền nhầm giá so với giá đã thõa thuận- Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu.Phân loại rủi ro & xác định nguyên nhân - Rủi ro môi trường kinh doanh+ Rủi ro từ nhà cung cấp+ Rủi ro do chính trị, kinh tế, xã hội, KHCN…- Rủi ro hoạt động+ Vi phạm quy chế nghiệp vụ mua hàng+ Rủi ro liên quan đến tài sản từ nguyên do :-> Gian lận-> Sai sót- Rủi ro tuân thủ pháp luật, đặc biệt là liên quan đến hoá đơn chứng từ, hợp đồng…Cơ chế kiểm soát- Phê duyệt- Sử dụng mục tiêu- Bất kiêm nhiệm- Bảo vệ tài sản- Đối chiếu- Báo cáo bất thường- Kiểm tra & theo dõi- Định dạnh trướcMột số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứngYêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết (What, Who, whom, Why, When, Where, How, How much, How many…)- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)…Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)- Chọn nhà cung cấp có uy tín…Mua giá caoTrả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm/quá trể)- Phê duyệt cam kết trả tiền- Theo dõi kế hoạch tiền mặt- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Ktra & theo dõi)- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả- Người đề nghị mua # người mua # người nhận hàng # người trả tiền # người ghi chép nghiệp vụ (BKN & ĐC)….Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo- Đối chiếu giữa BP kế toán với BP mua hàng- Đối chiếu giữa BP kế toán với Thủ kho- Đối chiếu giữa BP kế toán với nhà cung cấp- Luân chuyển chứng từ giữa các BP trong công ty…Một số thủ tục kiểm soát khác- Các báo cáo về các biến động bất thường :+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp+ Tình hình giao hàng trễ+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho- Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)- Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)Quy trình nghiệp vụ & HT chứng từ - Phiếu yêu cầu vật tư- Phiếu đề nghị mua vật tư- Phiếu nhập kho- Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàngPhiếu yêu cầu vật tư - BP phát hành :+ BP sản xuất, hoặc+ Thủ kho phát hành- Có 1 hoặc 2 chữ ký :+ Người lập+ Người kiểm tra (nếu có)- Phát hành ít nhất là 2 liên :+ 1 liên BP phát hành giữ+ 1 liên chuyển cho BP vật tưPhiếu đề nghị mua vật tư - BP phát hành : BP mua hàng/BP vật tư- Có 3 chữ ký :+ Người lập (NV mua hàng)+ Người kiểm tra (Trưởng BP mua hàng)+ Người phê duyệt (Cấp có thẩm quyền)- Phát hành 3 liên :+ 1 liên lưu tại BP mua hàng+ 1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng+ 1 liên chuyển cho BP kế toán để theo dõi- Phiếu này đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư và kế hoạch mua hàng chi tiếtPhiếu nhập kho- BP phát hành : BP vật tư- Có 5 chữ ký :+ Người lập (NV VT)+ Người kiểm tra (Trưởng BP VT)+ Người giao hàng (Đại diện NCC)+ Người phê duyệt nhận hàng+ Thủ kho- Phát hành 4 liên :+ 1 liên BPVT lưu+ 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho+ 1 liên giao cho NCC+ 1 liên chuyển cho BP kế toánPhiếu chi- BP phát hành : BP kế toán- Có 5 chữ ký :+ Người lập+ Người kiểm tra+ Người phê duyệt+ Người chi tiền+ Người nhận tiền- Phát hành 4 liên :+ 1 liên gốc lưu BP KT+ 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền)+ 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ)+ 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)Tóm tắt- Các chức năng của quy trình- Các mục tiêu của quy trình- Rủi ro của quy trình- Cơ chế kiểm soát- Luân chuyển chứng từ trong quy trình- Quy chế hoá tất cả những nội dung trên trong “Quy chế nghiệp vụ mua hàng”
0 nhận xét
Kiểm soát nội bộ DN (4.1)
Nhãn: Management skillChủ đề 4: Kiểm soát nội bộ theo chiều ngang - quy trình bán hàng
Chủ đề 4: MA TRẬN KIỂM SOÁT: KSNB THEO CHIỀU NGANG ĐƯỢC THIẾT LẬP THEO CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Các quy trình nghiệp vụ:
- Quy trình bán hàng
- Quy trình mua hàng
- Quy trình chi tiêu
- Quy trình tiền lương
- Quy trình kế toán
- Quy trình sản xuất
- Quy trình tồn kho
- Quy trình khác1.
1. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG
Nội dung kiểm tra
- Các chức năng cơ bản trong quy trình
- Mục tiêu của quy trình- Rủi ro của quy trình
- Cơ chế kiểm soát áp dụng
- Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng
- Hệ thống chứng từ trong quy trình
- Quy chế nghiệp vụ bán hàng
Mô hình công ty nghiên cứu
- Công ty sản xuất
- Quy mô vừa
- Sản xuất hàng công nghệ
- Cơ cấu tổ chức công ty :
+ HĐTV+ Ban kiểm soát
+ Tổng Giám Đốc
+ Kiểm toán nội bộ
+ BP Tiếp thị & bán hàng
+ BP Tài chính – Kế toán & IT
+ BP hành chánh – Nhân sự
+ BP sản xuất
+ BP Vật tư – mua hàng
+ BP Kỷ thuật tổng hợp (cơ khí, điện máy, xây dựng…)
+ Đội xe tải
+ Và 3 BP : Kho, quỹ, bảo vệ
Các chức năng cơ bản
- Bán hàng : Nhận đặt hàng, Quyết định bán hàng, Chuẩn bị hàng, Giao hàng
- Thu tiền
- Ghi nhận – báo cáo
Mục tiêu của quy trình
- Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời
- Thu tiền : thu bằng nộp trước
- Ghi nhận và báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu
Mục tiêu của việc bán hàng :
- Bán đúng :Đúng khách hàng, Đúng giá, Đúng hàng
- Bán đủ : đủ số lượng đã thỏa thuận
- Bán kịp thời : kịp thời hạn đã cam kết
Mục tiêu của việc thu tiền :
- Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng
- Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu
- Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)
Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo
- Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu(đối với cả BPkế toán & BP bán hàngRủi ro của quy trình
- Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời
- Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời
- Ghi nhận & báo cáo : không….Các cơ chế kiểm soát
- Phê duyệt
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Bảo vệ tài sản
- Đối chiếu
- Báo cáo bất thường
- Kiểm tra & theo dõi
- Định dạng trướcMột số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng Một số rủi ro
- Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả)
+ Đánh giá uy tín
+ Duyệt hạn mức tín dụng
+ Phân tích tuổi nợ
+ Nếu bán hàng lần đầu
- Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết chấu
+ Phê duyệt giá bán
+ Cập nhật giá mới
- Giao hàng trể
+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng
+ Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng
- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
+ Khách hàng ký duyệt mẩu hàng
+ Đối chiếu đơn đặt hàng
+ Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng
- Phát hành hoá đơn sai
+ Phê duyệt hoá đơn
+ Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho
- Tiền bán hàng bị lạm dụng :
+ Định kỳ đối chiếu công nợ
+ Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng
+ Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền
- Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ
+ Các chứng từ bán hàng điều chuyển về KT ghi chép
+ Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho
+ Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàngCơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro
- Các báo cáo về :
+ Các đơn hàng chưa thực hiện
+ Các số dư phải thu quá hạn
+ Sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho
- Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng
- Phân tích tỷ lệ lãi gộp
- Phân tích vòng quay hàng tồn kho
- Giám sát số ngày thu tiền bình quânHệ thống chứng từ căn bản
- Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn
- Phiếu thu/Báo có ngân hàngQuy trình nghiệp vụ Thể hiện qua chứng từ
- Chứng từ là bằng chứng bằng giấy tờ về một nghiệp,vụ đã phát sinh và đã hoàn thành
- Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ cụ thể như sau :
+ Thông qua các chữ ký
+ Thông qua số liên phát hàng và sự luân chuyển chứng từ cho các bộ phận và các cá nhân có liên quanQuy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ
- Thể hiện qua chứng từ :
+ Chứng từ có mấy chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào
+ Ký để làm gì
- Thể hiện qua số liên :
+ Phát hành mấy liên
+ Cho những ai ở đâu
+ Để làm gìĐơn đặt hàng
- Ai phát hành : Khách hàng phát hành
- Chữ ký :
+ Chứng từ có mấy chữ ký : Ít nhất là 2 chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào : Khách hàng, Người có thẩm quyền
+ Ký để làm gì :Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán
- Số liên :
+ Mấy liên : 2 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì :-> 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng-> 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuấtPhiếu xuất kho- Phiếu xuất kho do Bộ phận bán hàng phát hành
- Chữ ký
+ Chứng từ có mấy chữ ký : 5 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì :-> Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)-> Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)-> Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)-> Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)-> Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)
- Số liên :
+ Phát hành mấy liên : 4 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì-> 1 liên gốc lưu tại BP bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu-> 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho-> 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…-> 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàngHoá đơn của Bộ tài chính
- Ai viết hoá đơn : Bộ phận kế toán
- Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 3
+ Ai ký & ký làm gì :-> Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)-> Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp)-> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng)
- Số liên :
+ Mấy lên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :-> 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế)-> 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng-> 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thuPhiếu thu- Ai phát hành : Bộ phận kế toán
- Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 4 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì-> Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)-> Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời)-> Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng
- Số liên :
+ Mấy liên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :-> 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu-> 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền-> 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền Tóm tắt
- Xác định các chức năng quy trình- Đề ra các mục tiêu cần kiểm soát
- Xác định rủi ro có thể có- Đưa ra cơ chế kiểm soát thích hợp
- Quy trình được thể hiện qua chứng từ
- Trên cơ sở đó soạn lập “Quy chế nghiệp vụ bán hàng” bao gồm những nội dung trên để những bộ phận và cá nhân có liên quan cùng thực hiện.
0 nhận xét
Đăng ký:
Bài đăng (Atom)