5S

XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN 5S - Áp dụng

CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5SSERI - SÀNG LỌC Loại bỏ những cái không cần thiếtBước 1: - Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp. - Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.- Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết- Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn.Bước 2:- Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơiBước 3: - Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. - Nếu sau 3 tháng mà không thấy ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc nữa. - Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để xử lý.Chú ý:1.Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ.2.Việc hủy những cái không cần thiết có thể là:+ Bán cho đồng nát+ Giao cho các đơn vị khác nếu họ cần+ Vứt bỏ+ Khi hủy những thứ thuộc tài sản của công ty, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết+ Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó+ Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc của bạn, hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như khi bạn tìm diệt một con gián vậy. Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn lại tìm ra một vài vật có ích mà lâu nay bạn không nhớ để đâu.SEITON -SẮP XẾP: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụngBước 1: - Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn- Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toànBước 2:- Sau đó bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác.- Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.Bước 3: - Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được là cái gì để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai. - Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.Bước 4:Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khácChú ý:- Mục đích của SEITON - SẮP XẾP là làm cho nơi làm việc của bạn đựợc an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy những vật như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết- Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt (reoder level)SEISO - SẠCH SẼ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc- Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế tạo sản phẩm. Như vậy Seiso (sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.- Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso của bạn:- Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ đồ đạc V.V… một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.- Giành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso.- Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc- Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.- Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó.- Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.- Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.- Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng.- Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nayChú ý: Ngoài 3 phút hàng ngày cho Seiso, bạn nên có thói quen làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra.SEIKETSU - SĂN SÓC Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao- Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S.- Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU của bạn:+ Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh.+ Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.Chú ý: - Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.- Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.- Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên.SHITSUKE - SẴN SÀNG Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh.- Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống.- Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.- Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy cần phải chú ý:- Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn- Nhận thức được công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình bạn.- Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ thoải mái dễ chịu như ở nhà.Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE (sẵn sàng) của nhân viên trong công ty thì vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.5S’s versus Autonomous Maint.

0 nhận xét

Người đăng: Sophie vào lúc 13:48

5S

KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH 5S TẠI DOANH NGHIỆP


Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm.Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến 5S là đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là:- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S;- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S;- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến; - Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp.Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty/tổ chức cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá là hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S đồng thời phải hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận. Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này. Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trong tâm như sau:- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có cùng thực hiện chương trình 5S hay không?- Mọi người có yên tâm về nơi làm việc của mình hay không ?- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?- Nơi làm việc có an toàn không?- Máy móc thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?- Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy hay không?- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?- Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?- Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?- Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quấn áo sách sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?- Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục/bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Thang điểm đánh giá có thể từ 1-5 hoặc từ 1-10. Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả đạt được (Ví dụ về cách chấm điểm
- bảng 1; Ví dụ về lập phiếu hỏi và tính điểm - bảng 2)Bảng 1: Ví dụ về cách lập phiếu hỏi và tính điểm Hạng mục --- STT --- Các hạng mục cần phải đánh giá --- Điểm.......................................................................
Bảng 2: Ví dụ về thang cho điểm
Điểm ---- Mô tả--------------------...............................................
Mỗi chuyên giá đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt.Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của doanh nghiệp
0 nhận xét

Người đăng: Sophie vào lúc 13:46

5S

Applying 5S Tool to Environment in Service IndustriesBy Sharad SharmaServices have this unique characteristic of customers being an important part of the entire service delivery process.

Hence, it is important that the delivery process is given as much attention by transactional businesses as their final products. For example, a bank that treats customers better during the interaction when negotiating a loan, say, may be favored over another bank in spite of the other bank's loan having a slightly lower interest rate.n order to successfully deliver service to customers, satisfy them and increase the likelihood of future business, transactional companies can make good use of the 5S tool as a basic framework to manage workplace dynamics.The 5S tool name is from the five Japanese words Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu and Shitsuke. Roughly translated, they mean sort, straighten, shine, standardize and sustain. While the 5S tool is often used in reference to manufacturing, it is clear it has meaning in transactional businesses as well.

S1: Seiri, or SortThe first S focuses on eliminating unnecessary items from the workplace. In a typical services delivery environment, an organization should aim at removing from the service delivery are all that is not required for serving the customer. For example, a bank welcome desk should have only those documents/forms that are to be acted upon during customer interaction. All the rest, such as internal reports, advertisements, completed documents, etc., need to be removed.Whatever is not visible to the customer also is should be sorted, including items in a storeroom, stationery cupboards, drawers and cabinets of all the staff. This is essential to make sure that all the unwanted material is actually removed and not just hidden. This allows staff to get to materials, when needed, quickly and efficiently. And it often provides an additional benefit of freeing up storage space.The work place needs to be designed to avoid non-value-added time being required to get ready for a customer. That certainly is something recognized in manufacturing where each process is ready to go immediately upon arrival of the product from the previous production step. Restaurants are a good example of this when they have the table cleared and set when a customer arrives. No hint of what the previous customer had for dinner. The client who comes in for service at a bank should not address an adviser across a desk covered in printouts, half-filled out forms, reports or checks from a previous client.

S2: Seiton, or Straighten (Orderliness)This refers to keeping the tools and equipment in a systematic manner. It is aimed at identification, organizing arranging the workplace in a manner that reduces the time wasted on searching and looking around. At the same time it makes the workplace more "system" dependent and people independent.For services it means:* Clearly identify all the workplace tools required and make sure that they are available at the point of service delivery methodically. ("A place for every thing and every thing in its place.") For example, all the blank forms can be kept in a stand and labeled. In a restaurant all the default cutlery to be served can be kept in stands/bins and the waiter has to just pick up one from each bin to ensure that all the tools are served without any duplication.* If the workplace deals with documents either in hard copy for in soft format, a documents storage and retrieval system needs to be designed and implemented to ensure document retrieval within a matter of seconds. Customer interaction areas can have dispensers created for documents disposal, notice boards for all the information that needs to be communicated.* Since the customer also is a part of service delivery, service companies need to pay proper attention to its "work in process inventory." There can be simple signage for guidance, proper area marked for waiting and timely information convey through tickers.

S3: Seiso, or Shine (Cleanliness)It is all about keeping the workplace neat and clean. As a part of 5S, maintaining cleanliness should be part of the daily work, not an occasional activity initiated when things get too messy. Unlike manufacturing, where the customer seldom visits the shop floor, the services customer is a part and parcel of the shop floor. The premises needs to be neat and clean without any clutter and should be maintained properly. Due attention also needs to be given to aesthetics, lighting and convenience of the customers.

S4: Seiketsu, or StandardizationThis means operating in a consistent and standardized fashion. It is about making sure that any activity is performed in the same manner across the organization. A well-defined process for all the key customer-related activities goes a long way into ensuring this. The essence of standardization is all the activities done right the first time and every time.Make sure that the method adopted for any activity is same irrespective of any branch the customer might be visiting and any employee customer might be interacting with. This gives the organization an identity in the eyes of the customer. Tools such as checklists, process maps, mistake proofing along with a set of policies and rules can be used to achieve the same.

S5: Shitsuke, or SustainThe final step is to continue training and maintaining the standards. Whatever is achieved out of four S's needs to be sustained and improved upon. The fifth S has to be built into the daily activities and should be a part of everyone's job rather than assigned to a 5S coordinator. While sustaining the 5S's through discipline is what is usually advocated, at the same time sustaining by design is what any organization should look for. For example, using preprinted file covers instead of sticking labels would ensure all the files are properly marked. Similarly, rather than conducting refresher trainings on 5S, the same can be included into the initial training of every new employee.The most important aspect of any process improvement is sustaining it. That needs to be given the kind of attention and focus by all as required for any other stage of the project.

0 nhận xét

Người đăng: Sophie vào lúc 13:43